Dlaczego używam osobistej ‘Jiry’ w pracy? Prosty trik na zaplanowanie swojego dnia.

Godzina 7:30 melduję się rano w pracy. Coś na ząb, zielona herbata i zaczyna się… Właśnie startuje najważniejsze kilka godzin tego dnia w pracy. Okienko, w którym mój mózg jest wypoczęty. Już bardziej wypoczęty dzisiaj nie będzie 🙂 Możemy zatem razem, ja i mój mózg, skupić się na zadaniach złożonych, wymagających świeżości i polotu.

Zawsze w tym momencie powtarzam sobie.. Maciek nie spie#$@ tego dzisiaj.

Powtarzam to sobie i zaczynam od najtrudniejszego zadania tego dnia. Tego dnia, jak i każdego innego dnia w pracy.

Najtrudniejsze zadanie na start

Co jest tym najtrudniejszym zadaniem każdego poranka? Planowanie. Planowanie tego otóż dnia.

Czytam właśnie książkę “Your brain at work” David’a Rock. Jest w niej fragment poświęcony planowaniu, a właściwie nadawaniu priorytetów. Autor przytacza argumenty, że dla naszego mózgu zadanie to jest diabelnie trudne. Jest tak, ponieważ wymaga od umysłu:

  • przypominania faktów
  • wizualizowania
  • podejmowania decyzji

Dodatkowo często musimy zaplanować coś, czego nigdy w życiu nie robiliśmy. Poruszamy się po tematach nieznanych. Stanowi to dla mózgu dodatkową trudność, ponieważ nie potrafi tego zwizualizować, przytoczyć wzorca z pamięci.

Z mojego punktu widzenia jest to też najważniejsze zadanie każdego dnia w pracy.

Ale po co planować dzień? Popatrz do Jiry jak nie wiesz co masz robić.

Jesteśmy teraz wszyscy Agile. Takie scrumowe potwory. W przysłowiowej, magicznej Jirze znajdują się zaplanowane zadania na bieżący sprint. Mają już one swoje priorytety.

Bierzesz pierwsze od góry i robisz.

W gruncie rzeczy tak. Tylko prawdopodobnie w tej Jirze nie ma wpisanych spotkań. Jira nie wie, że musisz odpowiedzieć na pilny e-mail. Nie wie, że kolega poprosił Cię o code review, że musisz porozmawiać z innym o postępach w projekcie. Dodatkowo często zadania w Jirze obejmują więcej niż jeden dzień, a jak pewnie każdy z nas wie: plan jest tym lepszy im bardziej rozbity na elementy składowe.

Dlatego ja wdrożyłem swoją własną Jirę.

Moja jednodniowa Jira

Zrobiłem to już szmat czasu temu po przeczytaniu książki “Zjedz tę żabę” Briana Tracy. Była to jedna z rad przytoczonych w tej książce. Z perspektywy czasu mogę stanowczo powiedzieć, że się sprawdza.

Pozwolę sobie tutaj na małą uwagę. Z technicznego punktu widzenia, moja jednodniowa Jira to nie Jira, a tablica w aplikacji Trello. Choć równie dobrze może to być kartka papieru. Trello ma jednak tą zaletę, że posiada możliwość przeciągania kart. Dzięki czemu nadawanie priorytetów, zmiana statusu zadań jest proste jak bułka z masłem.

planowanie dnia - trello
Mój plan dnia w Trello.

Jak pracuję z moim dziennym planem i co mi on daje?

Zasada pareto.

Przede wszystkim pozwala mi znaleźć najważniejsze zadania, na których powinienem się skupić, żeby wygenerować jak największą korzyść na koniec danego dnia. Według zasady Pareto, w zestawie 10 zadań prawdopodobnie znajdują się 2 (20%), które wygenerują 80% wartości. Wypisanie wszystkich zadań w jednym miejscu bardzo ułatwia wybranie tych najważniejszych.

planowanie dnia - zasada pareto

Podział dnia na bloki

Każdy dzień staram się dzielić na bloki:
  • Pierwsze kilka godzin to czas, kiedy przeznaczam na najważniejsze zadania wymagające tzw. “deep thinking”.
  • Kolejny blok to czas na spotkania i na odpisanie na maile, które czekają od rana.
  • Później staram się wrócić do flow pracy. Zakładam jednak z góry, że może to czas na jakieś mniej ambitne zadania. To dobry moment na code review, na dopisanie brakującej dokumentacji itp.
planowanie dnia podział na bloki

Taki podział dnia w połączeniu z zasadą Pareto odzwierciedlam poprzez kolejność zadań na liście.

Nie zapomnij odpisać na maile.

Do listy trafiają też wszystkie przypomnienia. Rzeczy, o których powinienem pamiętać tego konkretnego dnia. W moim przypadku chodzi tutaj głównie o maile, które celowo rano staram się przesunąć na drugą część dnia. Głupio byłoby jednak zapomnieć na nie odpisać. Dopisanie ich do planu gwarantuje, że tego nie zrobię. Do listy dodałem, też dodatkową kolumnę: “Check“. Tutaj dodaje przypomnienia o rzeczach, które zostały delegowane. Jeżeli coś mi obiecasz, wiedz, że o tym nie zapomnę ;P

Motywacja

Każde wykonane zadanie nie jest usuwane, ale przesuwam je z kolumny “To do” do kolumny “Done“. Zaskakujące jest jak lista “Done” bardzo szybko rośnie. Spoglądam na nią i wiem, że idę cały czas do przodu. Super motywacja i dowartościowanie małym kosztem.

Wiem co mam robić

Zaraz po zaplanowaniu dnia siadam i wykonuje zadania według ustawionej kolejności. Gdy skończę jedno zadanie, od razu wiem, za co nowego powinienem się zabrać. Taki tryb pracy bardzo poprawia ogólną wydajność w danym dniu. Nie muszę po każdym zadaniu siedzieć i zastanawiać się na nowo co teraz. Takie momenty “co teraz” bardzo lubią się przedłużać. Dodatkowo im później, tym gorzej nasz mózg radzi sobie z planowaniem. A jak już wcześniej wspomniałem, planowanie dla mózgu to nie jest łatwa sprawa.

Inne kwestia. Gdy ktoś przychodzi do mnie z nowym zadaniem (wrzutką), patrzę jak jego prośba wygląda na tle innych zadań. Mój plan to punkt odniesienia. Ma to też znaczenie, gdy sam wykonując jedno z zaplanowanych zadań zaczynam zbaczać z obranej ścieżki i powoli zabierać się za coś nieplanowanego. Raz na czas spoglądam na Trello i wiem, czy idę w dobrym kierunku, czy nie.

Rzeczy, których nie udało mi się wykonać dzisiaj, przeglądnę jutro rano.

Podsumowanie

Planowanie dnia, jest naprawdę super prostą sprawą. Trzymając się kilku przytoczonych w artykule zasad, takich jak:
  • zasada Pareto,
  • podział dnia na bloki,
  • podział zadań na mniejsze zadania składowe
  • szybkiego przełączania się z fazy przygotowania do działania
  • mikro sztuczki motywacyjnej polegającej na obserwacji przyrostu ilości wykonanych zadań
małym kosztem, kilku, kilkunastu minut każdego dnia można wygenerować zaskakująco pozytywny efekt. Dla mnie wzrost wydajności był bardzo szybko zauważalny. Chociaż ta metoda, jak każda inna, musi przejść swoją drogę od adaptacji do rutyny. Warto spróbować.

Napisz do mnie, jeżeli udało Ci się wdrożyć taki, lub podobny system. Może masz inne metody, które pozwalają Ci zwiększać Twoją wydajność w pracy?
Będę też super wdzięczny, jeżeli udostępnisz ten artykuł dalej.

Please follow and like us:
avatar
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
0 Comment authors
Recent comment authors
  Subscribe  
newest oldest most voted
Notify of
trackback

Dlaczego używam osobistej ‘Jiry’ w pracy? Prosty trik na zaplanowanie swojego dnia. – Maciej Etgens

Dziękujemy za dodanie artykułu – Trackback z dotnetomaniak.pl